Версия: 1.0
Дата на влизане в сила: датата на публикуване
1. Администратор на лични данни
Администратор на личните данни е:
Ивайло Даниелов Иванов, БУЛСТАТ 180542252
Адрес: гр. Враца 3000, ул. „Осогово“ № 38, ет. 3
Телефон: +359 988 341819
Имейл за резервации и искания относно лични данни: info@vraca.eu
Политиката се отнася до „Апартамент за гости Ана“ — регистриран туристически обект – апартамент за гости, удостоверение за регистрация № В9-00Ш-7М6-А0.
2. Данни, които се обработват
При заявка за резервация
Обработват се:
- име;
- телефон;
- имейл;
- дати на настаняване и напускане;
- брой възрастни и деца;
- незадължително съобщение;
- номер, цена и статус на заявката;
- момент и версия на документите, с които гостът се е запознал;
- технически идентификатори, необходими за надеждното обработване и предотвратяване на повторно подаване.
Името, телефонът, имейлът, датите и броят гости са необходими за разглеждане на заявката. Без тях заявката не може да бъде обработена. Съобщението е незадължително.
На етап заявка се събира само броят на децата, а не техните имена или документи.
При настаняване
Могат да бъдат събрани допълнителни данни, изисквани от туристическото законодателство за регистъра на настанените туристи и Единната система за туристическа информация (ЕСТИ).
Технически и защитни данни
Ana Booking System не записва суровия IP адрес в таблицата на резервацията. IP адресът може да бъде обработван в ограничен по срок механизъм за ограничаване на злоупотреби. IP адреси и други технически данни могат да присъстват в server, hosting, firewall и security logs. Те се обработват за сигурност, диагностика и защита от измами и злоупотреби.
3. Цели и правни основания
Данните се обработват на следните основания:
- преддоговорни действия и изпълнение на договор — разглеждане на заявката, комуникация, изчисляване на цена, плащане, потвърждаване, промяна, анулиране и изпълнение на резервацията;
- законово задължение — счетоводни, данъчни и туристически задължения, включително регистър на настанените туристи и ЕСТИ;
- легитимен интерес — сигурност на системата, предотвратяване на измами, злоупотреби и двойни резервации и защита при правни претенции;
- съгласие — само за отделни незадължителни цели, ако в бъдеще бъдат въведени маркетинг или незадължителни cookies. Такова съгласие трябва да бъде отделно, доброволно, незадължително и предварително неотметнато.
Запознаването с Условията за резервация и Политиката за поверителност не се използва като съгласие за обработването, необходимо за заявката и договора.
4. Получатели
Данни могат да бъдат предоставяни само доколкото е необходимо на:
- „СуперХостинг.БГ“ ЕООД, ЕИК 131449987 — доставчик на хостинг инфраструктура;
- компетентни държавни и общински органи, когато това се изисква по закон;
- Единната система за туристическа информация (ЕСТИ) и други предвидени в туристическото законодателство регистри;
- счетоводител или друг обработващ, само ако реално му е предоставен достъп и при подходящо правно основание и договорни гаранции;
- доставчик на електронна поща, използван за изпращане и получаване на съобщения по заявките;
- обслужващата банка и платежната инфраструктура, използвани от госта при извършване на банков превод.
Не се добавят предполагаеми получатели. Конкретният доставчик на електронна поща и евентуалният счетоводен обработващ трябва да бъдат посочени след окончателното им установяване.
5. Срокове за съхранение
Сроковете зависят от вида и целта на данните:
Непотвърдени и неплатени заявки
Срокът за авансово плащане е до 72 часа от изпращането на банковите инструкции, освен ако поради близко начало на престоя в потвърждението е посочен по-кратък срок. След изтичането му заявката губи действието си. Личните данни по непотвърдената и неплатена заявка се заличават или анонимизират до 3 дни след изтичането ѝ, освен ако са необходими за сигурност, доказване на злоупотреба, защита при правна претенция или изпълнение на законово задължение.
Потвърдени, отменени и приключени резервации
Данните по потвърдените резервации се съхраняват, докато са необходими за изпълнение на престоя и свързаните задължения. След като записът получи краен статус, в Ana Booking System се прилага технически срок от 24 месеца за анонимизиране на личните полета на отменени и приключени записи. Отделни данни могат да се съхраняват по-дълго, когато това е необходимо за счетоводни, данъчни или туристически задължения или за установяване, упражняване или защита на правни претенции.
Счетоводни и платежни записи
Съхраняват се за сроковете, изисквани от приложимото счетоводно и данъчно законодателство. Платежните записи могат да съдържат сума, валута, статус, време на събитията и ограничен банков референтен номер. Не се съхраняват банкови извлечения или ненужни банкови данни на госта.
Туристически регистър и ЕСТИ
Данните се съхраняват и предоставят според сроковете и изискванията на приложимото туристическо законодателство и правилата на съответния регистър.
Server, security и mail logs
Съхраняват се за сроковете, определени в реалната hosting, security и mail конфигурация, съобразно необходимостта от сигурност, диагностика и защита от злоупотреби.
Не се прилага един общ срок за всички категории данни.
6. Имейл комуникация
Системата може да изпраща съобщения за получена, потвърдена, отказана, отменена или променена заявка/резервация. Съобщенията се ограничават до необходимата информация за резервацията. Получатели са гостът и определеният административен адрес на обекта.
7. Ръчно авансово плащане по банков път
Авансовото плащане в размер на 30% от общата цена се извършва ръчно по банков път. Банковите данни на домакина се предоставят на госта само след одобряване на заявката чрез имейла с платежни инструкции. Остатъкът от 70% се заплаща в брой при пристигане. В сайта няма активни картови плащания и формулярът не събира номера на банкови карти или CVC. Администраторът отбелязва ръчно получаването на аванса и може да въведе кратка платежна референция, необходима за свързване на превода с резервацията.
8. Аналитични технологии и cookies
Използването на аналитични технологии се описва според реално активната конфигурация. Незадължителни analytics cookies не следва да се задават преди валидно съгласие, когато такова се изисква. Данни от резервационния формуляр като име, телефон, имейл, съобщение, номер на резервация, iCal URL/token и друг свободен текст не се изпращат като analytics параметри.
При активиране или промяна на Google Analytics трябва да бъдат посочени използваният property/tag, срокът за съхранение, международните трансфери, приложимите гаранции и начинът за оттегляне на съгласие.
9. iCal календари
iCal синхронизацията обменя периоди на заетост и технически идентификатори на календарни събития. Чрез iCal не се изпращат имена, телефони, имейли или съобщения на гости. Импортираните външни iCal събития не се експортират обратно от Ana Booking System.
10. Права на лицата
При условията на приложимото законодателство лицето може да поиска:
- достъп до личните си данни;
- коригиране на неточни данни;
- изтриване или ограничаване на обработването;
- преносимост на данните;
- възражение срещу обработване, основано на легитимен интерес;
- оттегляне на съгласие за незадължителна цел, без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето.
Исканията се подават на info@vraca.eu. За проверка на самоличността може да бъде поискана допълнителна информация, ограничена до необходимото.
Лицето има право да подаде жалба до Комисията за защита на личните данни или до компетентния съд.
11. Експорт и анонимизиране чрез WordPress
Инструментите за поверителност на WordPress позволяват търсене по точен имейл адрес, експорт и анонимизиране на данните в Ana Booking System. При анонимизиране се премахват или заместват име, имейл, телефон, съобщение и вътрешни свободни бележки. Дати, цена, статус и данни за заетост могат да бъдат запазени, когато са необходими за наличност или законови задължения.
12. Автоматизирано вземане на решения
Системата не извършва автоматизирано вземане на решения, включително профилиране, което поражда правни или сходни съществени последици за госта. Заявките се преглеждат от администратор преди окончателното им одобрение.
13. Изменения
Политиката може да бъде актуализирана при промяна на услугите, доставчиците или приложимите изисквания. Актуалната версия и датата ѝ на влизане в сила се публикуват на сайта.
14. Контакт
За въпроси и искания относно лични данни: info@vraca.eu и +359 988 341819.